Custodia Documental ¿Cuánto tiempo debe conservar sus documentos personales?

Custodia Documental, recibos de alquiler, contratos de seguros, contratos hipotecarios, talones de cheques, sentencias de divorcio, facturas de electricidad, nóminas… son muchos los documentos cotidianos.

Su periodo de conservación legal varía en función de la naturaleza del documento. A continuación se presenta un resumen de los periodos de conservación por tipo de documento.

La finalidad de la conservación de documentos personales es demostrar la existencia de un derecho o el cumplimiento de una obligación. Los periodos de conservación varían en función de la naturaleza del documento.

Algunos documentos administrativos deben conservarse de por vida, otros tienen periodos de conservación más cortos previstos por la normativa.

Papel o digital: ¿en qué forma debe guardar sus documentos? Custodia Documental

¿No está seguro de si debe conservar sus documentos en papel o en formato digital? ¿Se pregunta si ambos medios tienen el mismo valor?

Todo depende de cómo se le envíe el documento.

Si se le envía un documento en formato digital (por correo electrónico o descargándolo de un sitio web), puede conservarlo en formato digital.

Sin embargo, si el documento se le envía en papel (entregado en mano o enviado por correo), conserve el original en papel. Al escanearlo, la versión escaneada tiene el valor de una copia, mientras que el original puede ser solicitado posteriormente.

Documentos relacionados con su situación familiar. Custodia Documental

Los documentos relacionados con asuntos familiares suelen tener que conservarse de forma permanente. Este es el caso, en particular, de :

  • certificados de estado civil (copias completas y extractos)
  • sentencias de divorcio o adopción
  • las capitulaciones matrimoniales (documentos relativos a los bienes aportados o adquiridos durante el matrimonio por donación o legado)
  • registros familiares
  • diplomas.

Documentos relacionados con su seguro. Custodia Documental

En el caso de los seguros, los recibos, los avisos de vencimiento y las cartas de cancelación deben conservarse durante 2 años a partir de la fecha del documento, al igual que el contrato de seguro.

Los contratos de seguro de vida deben ser conservados durante 10 años por el beneficiario del seguro, desde que tiene conocimiento del contrato.

Facturas

Las facturas de electricidad y gas deben conservarse durante 5 años, al igual que las facturas de agua.

Las facturas de teléfono fijo y móvil y las de suscripción a Internet deben conservarse durante 1 año.

Documentos relativos a su vivienda

Los comprobantes de pago de las cuotas del condominio, la correspondencia con el fiduciario, las actas de las asambleas generales del condominio deben conservarse durante 5 años.

Los recibos de alquiler, los contratos de alquiler y los inventarios de las instalaciones deben conservarse durante 3 años después del periodo de alquiler.

Estos plazos se aplican a las viviendas alquiladas como residencia principal, ya sean vacías o amuebladas.

Documentos relacionados con su actividad profesional. Custodia Documental

Las nóminas, los contratos de trabajo y los certificados de trabajo deben conservarse hasta la jubilación. Los certificados de Pôle emploi deben conservarse hasta que se perciba el subsidio de desempleo. Estos documentos también son útiles para calcular los derechos de pensión.

Descubra cuánto tiempo debe conservar los documentos relacionados con su empresa

Documentos relacionados con sus impuestos. Custodia Documental

Las declaraciones de la renta, las notificaciones fiscales y los documentos justificativos utilizados a efectos fiscales (prueba de los gastos reales, por ejemplo) deben conservarse durante 3 años.

Las notificaciones de impuestos locales (impuesto sobre bienes inmuebles e impuesto municipal) deben conservarse durante 1 año.